Obligations, vérifications et bonnes pratiques notariales pour l'état des risques et pollutions (ERP)

Quelles sont les obligations légales du notaire concernant l'Etat des Risques et Pollutions (ERP) ?

La loi stipule que l’Etat des Risques et Pollutions (ERP) est un diagnostic immobilier qui doit être fourni et annexé au contrat de vente ou au contrat de bail au moment de la signature. L’objectif est clair : assurer l'accessibilité aux informations qu’il contient par les futurs acquéreurs et locataires. 

C’est dans ce cadre juridique que le notaire joue un rôle fondamental pour assurer la communication de ce fameux État des Risques et Pollutions. La responsabilité civile du notaire peut même être engagée en cas de manquement avéré. 

En parcourant les différents textes juridiques concernant l’ERP, nous savons que les 4 obligations principales à respecter par le notaire sont les suivantes :

• Vérifier la validité et l'exactitude de l'ERP fourni par le vendeur ou le bailleur. Cela repose principalement sur l’adresse postale et les numéros de parcelles. Cela peut aussi être de s’assurer du sérieux de la réalisation de l’ERP.
  
• S'assurer que l'ERP respecte les délais d’émission, c’est-à-dire qu'il ait été établi depuis moins de 6 mois avant la signature de l'acte authentique ou du contrat de bail.
  
• Veiller à ce que l'ERP soit annexé à l'acte authentique de vente ou au contrat de location, via de Dossier de Diagnostic Technique (DDT). Le DTT centralise l’ensemble des diagnostics immobiliers et états nécessaires. Exemple : DPE, diagnostic des installations électriques, état des nuisances sonores et aériennes…
  
• Informer clairement et précisément l’ensemble des parties sur les risques mentionnés dans le document, au plus tôt, c’est-à-dire dès la réalisation de l’acte authentique.
  

Ces quatres obligations principales découlent principalement du Code de l'environnement (articles L125-5 et R125-26) et imposent au notaire une obligation d'information renforcée. C’est parce que ces obligations sont mentionnées dans le Code de l’environnement que la responsabilité civile du notaire peut être engagée. Pour éviter les erreurs, une vérification méthodique doit être mise en place. 

Comment effectuer une vérification efficace de l'ERP ?

Pour éviter les litiges et garantir la conformité de la transaction immobilière, le notaire doit impérativement suivre plusieurs étapes lors de la vérification de l'ERP. Comme un cuisinier qui suivrait une recette à la lettre, le notaire a tout intérêt à vérifier les informations essentielles une à une. 

1ère étape : si possible, vérification de l’émetteur de l’ERP

C’est certainement l’une des premières étapes à faire : chercher l’émetteur de l’ERP. En fonction de vos connaissances, le nom de la société qui a réalisé l’ERP peut vous rassurer sur le sérieux du contenu de l’ERP. A l’inverse, cela peut aussi vous inviter à redoubler de vigilance. 

2ème étape :  vérification de la temporalité de l’ERP remis

Lorsque les vendeurs, les bailleurs ou les agents immobiliers mandatés remettent les divers documents demandés pour réaliser un acte authentique, il est important que le notaire vérifie la validité temporelle de l’Etat des Risques et Pollutions. En effet, celui-ci doit impérativement être daté de moins de 6 mois au moment de la signature. Une vérification systématique de la date de réalisation du document par rapport à la date de signature planifiée est donc essentielle pour respecter cette exigence légale.

3ème étape : vérification des informations contenues

D’après le Code de l’environnement, le notaire doit aussi contrôler rigoureusement l'exactitude des informations fournies dans l'ERP afin de garantir la conformité des documents annexés à l’acte authentique. Qu’entendons-nous par là ? Le notaire doit être vigilant et s’attarder particulièrement sur :

• la concordance de l'adresse et des références cadastrales du bien.
  
• la cohérence des risques mentionnés avec les données officielles disponibles sur le portail Géorisques.
  
• la présence éventuelle de servitudes dites d'utilité publique liées aux risques environnementaux.
  

4ème étape : validation du taux de remplissage du formulaire ERP

Une vérification rapide permet de mettre en évidence la qualité de l’ERP : les cases sont-elles toutes renseignées ou manque-t-il des informations ? Cette vérification peut paraître évidente. Et pourtant ! Une case peut vite être oubliée. Surtout dans le cas d’une saisie manuelle. 

5ème étape : validation par les services compétents

Dans certains cas complexes ou en cas de doute, il peut être tout à fait pertinent pour le notaire de consulter directement les services compétents (mairie, préfecture, DREAL) afin de confirmer l'exactitude et l'exhaustivité des informations fournies par le vendeur.

Quelles bonnes pratiques adopter en tant que notaire ?

Pour aller au-delà de la simple conformité légale et offrir un accompagnement de qualité, il est recommandé aux notaires d'adopter certaines bonnes pratiques. En voici quelques-unes à garder en tête.

Sensibiliser les vendeurs et bailleurs

Dès les premiers échanges, dès les premiers jets de rédaction d'actes authentiques, il est désormais indispensable que les notaires prennent le temps d'expliquer aux vendeurs ou bailleurs l'importance de fournir un ERP à jour et précis. Plus on est prévenu tôt, mieux c’est ! Informer en amont permet inévitablement d'éviter les oublis ou les erreurs fréquentes sur les ERP annexés au contrat de vente ou contrat de bail.

Former régulièrement son équipe

Compte tenu des évolutions régulières de la législation relative aux ERP, une formation continue des collaborateurs de l’office notarial est fortement conseillée. Toutes les parties peuvent avoir des questions sur ces documents en évolution. Une équipe formée permet de mieux répondre aux questions les plus courantes des vendeurs, des bailleurs mais aussi des acheteurs et locataires.

Mettre en place une checklist de vérification

La création d'une checklist standardisée permet de garantir que chaque étape de vérification est systématiquement effectuée et documentée, facilitant ainsi le suivi des dossiers et réduisant les risques d'erreurs.

Cas particuliers avec l’ERP : comment les gérer et quelles informations vérifier ?

Dans certaines situations, les dossiers d'ERP nécessitent une attention particulière. Nous pouvons citer 4 cas précis où les notaires doivent être vigilants : 

• Les biens en copropriété : le notaire doit alors s'assurer que l'ERP couvre aussi les parties communes lorsque celles-ci sont concernées par des risques particuliers.
  
• Les immeubles anciens ou rénovés : le notaire doit porter une attention accrue sur l'historique de l'immeuble, notamment concernant les risques de pollution des sols.
  
• Les biens multi-parcelles : le notaire doit vérifier que l’ERP concerne bien l’entièreté des parcelles inclus dans l’acte authentique (contrat de vente ou contrat de bail).
  
• Les zones spécifiques (comme les zones SEVESO) : le notaire doit réaliser des démarches supplémentaires spécifiques et obligatoires auprès des autorités compétentes pour vérifier la pertinence des informations de l'ERP.

Le rôle du notaire en matière d’État des Risques et Pollutions va bien au-delà d’une simple formalité administrative. En maîtrisant parfaitement les obligations légales, en effectuant des vérifications approfondies et en adoptant des bonnes pratiques professionnelles, le notaire protège efficacement les intérêts de chacune des parties et prévient les risques juridiques associés. Maîtriser les facettes légales de l’ERP permet d’améliorer la qualité de l’accompagnement du notaire. La vigilance sur l’ERP devient un gage de qualité que le notaire ne doit pas négliger.