ERP : comment les notaires peuvent-ils éviter les erreurs les plus fréquentes ?

Rappel : qu’est-ce que l’État des risques et pollutions (ERP) ?

L’Etat des Risques et Pollutions, appelé couramment “ERP”, est un document informatif obligatoire annexé au contrat de vente ou au bail immobilier, visant à informer l'acquéreur ou le locataire des risques naturels, miniers, technologiques, sismiques, radon et des pollutions du sol pouvant existés, auxquelles le bien est exposé. L’objectif principal de l’ERP est de garantir la transparence des informations sur les risques environnementaux susceptibles d’affecter le bien immobilier. C’est pourquoi il est considéré comme un des diagnostics immobiliers, aux côtés du DPE (Diagnostic de Performance Énergétique), diagnostic amiante, état de l’installation intérieure gaz…). 

Comme dit précédemment, l’Etat des Risques et Pollutions est un document à caractère officiel qui fait partie du contrat de vente. Lorsque les notaires sont mandatés sur une transaction immobilière, ces derniers doivent traiter l’ERP associé.   

Pourquoi est-il crucial pour les notaires de bien gérer l’ERP ?

Lors d’une vente immobilière, le ou les notaires mandatés ont un rôle bien défini. En effet, les notaires sont garants de la sécurité juridique des transactions immobilières. En réalisant l’acte de vente, ils doivent garantir la conformité légale des transactions via cet acte. Et cela pour chacune des parties qui sera amenée à signer. Ainsi, ils doivent garantir une meilleure protection pour toutes les parties prenantes.

Une mauvaise gestion ou une erreur dans la réalisation ou la vérification de l’ERP peut conduire à des conséquences négatives, comme :

• Une remise en cause de la transaction immobilière, bien souvent à la demande de l’acheteur,
• Des litiges coûteux en justice,
• Une atteinte à la réputation professionnelle du notaire,
• Des conséquences financières pour l’acquéreur et / ou le vendeur.

Lors d’une transaction immobilière, un ou plusieurs notaires peuvent être mandatés à la demande du vendeur et de l’acheteur. Tous ces professionnels sont rémunérés pour vérifier l’acte de vente dans sa globalité, ERP compris. C’est pourquoi il est primordial de connaître les erreurs les plus fréquentes pour les déjouer rapidement.

Quelles sont les erreurs les plus fréquentes liées à l’ERP et comment les éviter ?

Lors de la réalisation de l’acte de vente, le ou les notaires doivent être attentifs à certains éléments de l’Etat des Risques et Pollutions (ERP). Ces éléments sont connus pour être fréquemment erronés ou oubliés. Pourtant, ils sont essentiels pour garantir la conformité de la transaction immobilière. Alors, quelles sont ces 4 erreurs à mieux connaître ?

Négliger la date de validité de l’ERP

L'une des erreurs les plus courantes consiste à ne pas vérifier la date de validité du document. L’ERP doit être daté de moins de 6 mois à la date de signature de l’acte authentique. Une vérification attentive permet d’éviter cette erreur.

Notre conseil France ERP : En tant que notaire, cela doit être votre 1er réflexe. Pensez à toujours contrôler la date de l'ERP dès réception du dossier. Les dates de signature pouvant être décalées, il est aussi important de programmer une nouvelle vérification systématique de cette date, avant la signature finale. Parfois, cela peut se jouer à quelques jours près. 

Ne pas mentionner la bonne parcelle et / ou la bonne adresse

Dans la même lignée que la date de validité, continuons avec une erreur fréquente : l’erreur dans le numéro de parcelle et / ou l’adresse postale qui sont 2 informations d’identification essentielles pour identifier le document. Ce sont ces informations qui font le lien entre le sujet de l’acte de vente et le diagnostic ERP à associer. 

Notre conseil France ERP : Vérifiez bien l’adresse postale et les parcelles indiquées sur chacun des documents : acte de vente et ERP. Celles-ci doivent être cohérentes. Si plusieurs parcelles font partie de l’acte de vente, il est important que les documents soient aux normes quant à cette particularité. 

Oublier d’actualiser le formulaire ERP en cas de changement de réglementation

Nous l’avons constaté par le passé : la réglementation concernant les risques évoqués dans l’ERP est mouvante. Au cours de ces dernières années, le formulaire a évolué plusieurs fois. Une erreur fréquente des notaires est d’utiliser un ERP obsolète, sans tenir compte des évolutions réglementaires récentes.

Notre conseil France ERP : Tout notaire doit être au courant des changements légaux concernant les documents liés aux transactions immobilières. Assurez donc une veille régulière sur les évolutions réglementaires ou travaillez avec des partenaires spécialisés capables de garantir l'actualisation constante de l'ERP, comme France ERP. 

Fournir un ERP incomplet

Cela va de soi, et pourtant, cela fait partie des erreurs les plus fréquentes. Un ERP incomplet, ne mentionnant pas tous les risques obligatoires, constitue une erreur fréquente. Chaque type de risque pertinent doit être clairement identifié et détaillé, avant d’être remis au notaire. Comment cela peut-il se produire ? L’ERP peut être rempli de plusieurs manières, soit par un particulier, soit par un diagnostiqueur, soit par un site spécialisé. Selon la méthode de remplissage choisie, la probabilité de ne pas remplir l’une des cases est plus ou moins forte. 

Notre conseil France ERP : Vérifiez soigneusement que tous les risques potentiels (naturels, miniers, technologiques, radon, séisme, recul du trait de côte et autres pollutions du sol) sont bien mentionnés. En cas de doute, consultez les documents officiels ou sollicitez un professionnel spécialisé. Il est important de choisir un partenaire de confiance pour réaliser des diagnostics. Autre conseil : certains prestataires comme France ERP élaborent un préambule avant de remplir le formulaire. On y retrouve le nom de la société “France ERP”. Cela vous donne un indice sur le risque d’erreur en fonction du prestataire indiqué. 

Erreurs d’interprétation des zonages de risques

La mauvaise interprétation des cartes et documents officiels peut mener à des erreurs sérieuses dans l’identification des zones à risque. Cela demande de l’expertise et de l’expérience. 

Notre conseil France ERP : Voici 2 petits conseils qui peuvent démontrer votre sérieux et votre expertise en tant que notaire : 

• Entraînez-vous et formez-vous régulièrement à la lecture et à l’interprétation des cartes de risques ; 
• Appuyez-vous sur des outils numériques actualisés ou sur des experts en ERP comme France ERP. 

Comment sécuriser efficacement la gestion de l’ERP ?

Pour sécuriser au maximum la gestion de l’ERP et éviter les erreurs mentionnées, les notaires peuvent adopter plusieurs bonnes pratiques générales :

• L’automatisation de la génération d’ERP : Si les notaires sont mandatés pour mettre à disposition l’ERP, il est intéressant de penser à l’automatisation du process. Comment ? En passant par des sites spécialisés en ERP comme France ERP. Nous nous chargeons de collecter automatiquement les données et de garantir leur exactitude et leur actualisation régulière.
• La veille réglementaire et la formation continue : Il est important de participer régulièrement à des formations spécialisées sur les ERP pour rester informé des évolutions réglementaires et techniques. Suivre des sites spécialisés ou s’inscrire à des newsletters sont aussi des moyens utiles pour se tenir informé.
• Les partenariats spécialisés : Travailler en collaboration avec des entreprises spécialisées dans la réalisation des ERP comme France ERP, permet un accompagnement expert et rassure sur l’émission de documents juridiquement conformes.

La checklist de vérification rapide de l’ERP pour les notaires

Copiez-collez et gardez ces quelques points en tête. Pour éviter toute erreur relative à l’ERP, voici une checklist rapide à suivre systématiquement :

1. Vérifier la date de validité (moins de 6 mois).
2. Vérifier la qualité et la cohérence de l’adresse postale et du numéro de la parcelle
3. Vérifier la présence de tous les risques pertinents.
4. Contrôler la conformité avec la dernière réglementation.
5. Vérifier l’exactitude des zonages indiqués.
6. Conserver une trace écrite des vérifications effectuées.

L’ERP, un document officiel à ne pas négliger 

L’État des risques et pollutions (ERP) est un document qui demande une gestion rigoureuse. Ce  n’est pas seulement une obligation réglementaire : c’est une démarche indispensable pour garantir la sécurité juridique des transactions immobilières. En adoptant de bonnes pratiques et en étant vigilant sur les erreurs fréquemment commises, les notaires peuvent assurer un service professionnel irréprochable, renforçant ainsi leur image et protégeant efficacement leurs clients. Maîtriser parfaitement l’ERP est donc un enjeu stratégique majeur pour tous les acteurs du secteur immobilier, notaires inclus.